自分の意見を相手に着実に伝える方法とは?~悩めるビジネスシーン編

自分の意見を相手に上手く伝える

「自分の意見を思うように伝えられず悩んでいる」「自分の意見を話すと反発されそうで恐い」と煩悩しているビジネスパーソンも多いのではないでしょうか?

これは日本人の気質なのかもしれませんが、良く言えば他の人の思いを重んじ、協調性に富んでいることでもあり、家族や友だち付き合いではそれが功を奏する場面はあるかもしれません。

しかし、そうも言っていられない場面も少なからずありますよね。

特にビジネスシーンでは、自分の意見をはっきりと話したり、自分からビジネス提案をしなければならない場面も多いですから、どうしても相手に自分の意見を着実に伝えなければならないスキルが求められてきます。

では、どうすれば意見をちゃんと伝えることができるのか?ということについて詳しくみていきたいと思います。

相手に意見を伝える前に準備しておく

話す前に事前準備

上司、先輩、同僚、後輩、そして取引先など「ビジネスの世界」にはさまざまな立場の人がいます。

自分よりも上の立場はもちろんのこと、同僚や、まして下の立場の人間とうまくコミュニケーションが取れないと悩んでいる人も多いはず。

その一つに「自分の意見を自分が理解しきれていないために、きちんと伝えることができていない」ということがあります。

まず相手に自分の思いや意見を伝えるにあたっては、自分で理解していることが大前提ですよね。

自分が理解していないまま、相手に理解してもらうのは難しいもの。こう書くと「当たり前じゃないか」と言われてしまうかもしれませんが、実は理解しているつもりでできていない人も少なくないのが事実ではないでしょうか。

では着実に自分の意見を理解するためには、どうしたら良いのでしょうか。そのためには、下調べが必要になってきます。

ここでいう下調べというのは、自分がこの意見を伝える理由、内容、そしてそれに伴う結果がどうなるのか?というのを言葉で説明するための準備です。

まず自分に言い聞かせるつもりで、その意見を話してみてください。「なぜそれを行うのか」「それはどんな内容なのか」「それはどんな結果をもたらすのか」を自分に話してみるのです。

その時点でもしスムーズに話すことができないのであれば、相手の耳にもスムーズに入っていかないと思いましょう。

スムーズに入っていかないということは、理解を深めてもらうことは難しいと考えてみてくださいね。

ここで間違えてはいけないのは、ビジネスの計画書やプロジェクトの叩き台を作るように、数字やデータも余すところなく揃えるほどにかっちりと準備をしすぎないことです。

自分の意見を伝えるということが一番の目的ではありますが、あくまで相手との対話の中でということを忘れないようにしましょう。

なぜなら対話の中でする「下調べという意識」をしておけば、相手の意見を取り入れる余地が自然にできるからです。

相手の疑問にはしっかりと応えるようにはしておきますが、もしかしたら相手は思った視点から自分が気が付かなかった意見をしてくれるかもしれません。

下調べを完璧にしたという自負を持っていると、その新しい気づきを逃すばかりか、反発しあってしまう可能性もあります。

ですので、下調べにおいてはある程度のところで見切りをつけることもまた重要と言えるでしょう。

話は結論から

話は結論から

下準備が終わったら「何が話の結論か?」をしっかりと確認しておきましょう。準備ばかりに夢中になって、結局あれもこれもとなってしまえば、どの情報も相手に伝わらずに共倒れになる可能性が高くなります。

そうなれば何のための準備だったのかと、本末転倒な結果にもなりかねません。

ビジネスパーソンにとって結論からしっかりと考えることは非常に重要です。なぜなら特にビジネスの場面においては、早急な判断、迅速な実行が求められることが多いからです。

そのため、何か相談や要件を話すときには結論から伝えるほうが好まれます。

大切なのは「相手にちゃんと伝えること」ですから、必ずしも起承転結にこだわる必要はありません。

最初に結論を言うことで相手も筋道が立てやすくなり、何度も聞き直したり、確認したりし直す必要がなくなります。

結果的に時間のロスを避けることができるので、ビジネスパーソンにとっては身につけておきたいコミュニケーションスキルです。

「でももしかしたらいきなり結論から話し始めるのは、相手が驚いてしまうのではないか…」と心配になる人もいるかもしれません。

忙しそうにしている上司の姿を見ると、もう少し緩やかなペースで話を始めてから結論を告げたほうが良いのではないか?と思うシーンもあるかもしれません。

ですが慌ただしくしている上司や、仕事に追われている先輩だからこそ、話を簡潔にまとめてあげるほうが優しさであり、結果的に気遣いとなります。

それでも結論から言うのが難しいのであれば、今なら話しかけても良いというタイミングを見極めることに注目してみましょう。

意外と自分が考えている以上に、上司や先輩、後輩や取引先に声をかけることができるタイミングというのはありますよ!

ここで一つ注意してほしいのは、相手の機嫌を伺い過ぎないことです。人間ですからときに仕事でイライラしてしまい、どうしても無愛想なときになるときもあります。

表情を見るとあからさまに普段と違うときもあります。「今話しかけても自分が傷つくだけかもしれない」「自分が嫌な気持ちになるだけかもしれない」と思うときもあるでしょう。

ただそれを気にしてしまっては、ビジネスにおいては間違いなくチャンスロスになります。

相手の不機嫌さが気になるときや自分が傷つくかもしれないと思うときは、これから話そうとしている意見に自信が持てずにいるときです。

「こう言ったら怒られるだろうか」そう思うのは、その意見を取り入れつつこうした方法もあるという、対応策が思いついていないからだと思います。

下調べを入念に行い、結論の中に下調べをしたけどどうしてもわからなかったことを盛り込み、その旨を伝えて相手の意見を求めるようにしてみましょう。

それを心がければ、すんなりと話をできるときも多くなります。

会話の流れで補足する

会話の流れを補足する

相手とのタイミングを掴み、そして結論を言うことができたのであれば、上司や先輩も何らかの反応をしてくれるはずです。

もし「忙しいから後で」となれば、そのときは素直に身を引きましょう。またタイミングを掴むところから始めれば良いだけの話です。

もし相手が「えっでもそれってこうだよね」「それはどういうことなの?」と初めて聞いてきたら、下調べでわかったことを伝えていきましょう。

こうしたビジネスに取り組むことで、結果どのような利益が生まれるのかも伝えることができれば、相手もより理解を深めてくれます。

可能であれば、下調べの段階で周りの意見も集めてみると良いでしょう。ビジネスにおいては、物事を客観的に捉えることが求められますから、何よりも利用者の声、相手側の意見というのはとても大切です。

その際に、良い点と同時にこういった気になる点もあったこと、それに向けてはこういった改善案を考えていることも伝えてみるとなお良いです。

こうした補足については、いきなり全部を畳み掛けるように話す必要はありません。会話の構成を考えたり、流れを掴むのが苦手と感じている人でも、相手の意見や質問に対して丁寧に答えるという意識をもって、下調べした情報を伝えてみてください。

それだけでも会話の流れもスムーズになり、より相手の理解も深めることになるでしょう。

考えを押し付けるのではなく提案をする

命令強要提案相談

意見や考えというものは相手に話すことで初めて伝わるものではありますが、それを相手に押し付けることのないように意識してください。

「何とか理解してもらおう」「なんとか飲み込んでもらおう」という思いが強いと、自然に話す口調にも出てしまい、相手を威圧するような形になってしまうからです。

そうではなく「私はこう思っていますがあなたはどう考えていますか」といった気持ちを念頭に置いて話をすることを心がけます。

あくまで相手の立場を忘れずに、また相手のことを意見も求めているとを伝えることで初めて、相手もまたあなたの意見を聞き入れやすくなります。

心理学の言葉に「パーソナルスペース」という言葉があります。

パーソナルスペースとは、他の人が近づいてきたときに不快に感じる距離や空間のことを言います。これは何も物理的な距離だけではなく、会話においても通ずるところがあります。

例えば客観的にみて当たり前の意見を述べたとしても、それに対して不快な気持ちを覚えることは人間多々あるのです。

どんなに親しい友人だったとしても、その意見に対してあなたが嫌な気分になってしまったのであれば、それはあなたのパーソナルスペースに親しい友人の言葉がひっかかってしまったからです。

反対に「なるほどな」と納得したのであれば、それはパーソナルスペースにひっかからなかった言葉です。

会話におけるパーソナルスペースとは、本来の意味で用いられるパーソナルスペースと若干異なり、信頼度や親密度によって急速に縮まるものではありません。

仲の良い友人のみならず、生活を共にする家族や仲睦まじい夫婦であっても「えっそれは違うんじゃないか」と思うことが日常的に起きていることを考えれば、すぐにわかってもらえることと思います。

つまり、会話に限って言えば親しいかどうかで相手の気持ちを害するかどうかではないのです。

特にビジネスにおいてはその傾向が強く、タイミングと会話の構成さえしっかりとしていれば例え初対面の人だったとしても意見が素直に通ることがあります。

コミュニケーションにおけるパーソナルスペースにおいて何よりも大切なのは、あなたを受け入れますという姿勢です。

どんなに下調べをしたとしても、どんなにタイミングを掴んだとしても、それがなければ相手は心を開かず、あなたの意見も深く理解することはないでしょう。

そうした姿勢の一つとして、考えを押し付けるのではなく提案し、相手の意見を求めるような言葉遣いをすることがとても大切になってきます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?自分の意見を着実に伝える方法でしたが、改めてまとめると、

1.下調べをする
2.結論から先に言う
3.相手の質問に対して真摯に答える姿勢
4.相手の意見に答える際に役立つ補足も盛り込む
5.積極的に相手の意見を求める

となります。ここまで読んでみてわかってもらえたと思いますが、自分の意見を着実に伝える方法だからと言って、相手の心を読んだり、心を掴むテクニックを駆使する必要はありません。

もちろんコミュニケーションは出だしが肝心です。ですが出だしさえしっかりとしていれば、あとはなんとかなることも多いです。

そのなんとかならないときが多いとビジネスとしては成り立ちませんので、下調べをするということになるでしょう。

それでは、良いビジネスライスを!

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